三月某日
昨晚紛紛揚(yáng)揚(yáng)下了一夜的雪，今早西北風(fēng)又嗚嗚地刮個(gè)不停，整個(gè)世界仿佛都掉進(jìn)冰窖里去了，讓人從心里感到了寒意。在人們已隱隱約約聽(tīng)見(jiàn)了春天的腳步的時(shí)候，還下這么大的雪，的確少見(jiàn)。
今天是星期五，下午四點(diǎn)開(kāi)始，秘書科開(kāi)例行的工作小結(jié)會(huì)。
“鈴……”小石桌上的電話鈴響了。
“是我。你找我有什么事……我正在開(kāi)會(huì)。”說(shuō)著，小石就把電話掛了。小石昨天才正式上班。
會(huì)開(kāi)完了。
科長(zhǎng)問(wèn)：“小石，剛才是誰(shuí)來(lái)的電話？”
“是我表哥。”
“哦。”
科長(zhǎng)點(diǎn)點(diǎn)頭，之后對(duì)大家說(shuō)：
“你們大家都給我記住，作為秘書，你們永遠(yuǎn)不能說(shuō)‘你找我有什么事嗎？’這句話！小石，剛才即使是你表哥，你也不能這么跟他說(shuō)話。”
“我表哥他非常無(wú)聊……”小石想分辯。
“作為秘書，就不能養(yǎng)成這么說(shuō)話的習(xí)慣！”
科長(zhǎng)打斷了小石的話。
“不管是打電話還是直接上門來(lái)，客人找你肯定就是有事。沒(méi)事他找你做什么？不管是什么事，作為秘書，你都要熱情接待。你問(wèn)客人‘你找我有什么事嗎？’表面上是很禮貌，實(shí)際上是一種冷淡，而且是從骨子里表現(xiàn)出來(lái)的冷漠。你們可能沒(méi)享受過(guò)這種‘待遇’，沒(méi)有這方面的體會(huì)；我是深有體會(huì)的！就是在前幾天，我到一家公司去，對(duì)方的秘書小姐也是這么問(wèn)我，讓我感到非常別扭，覺(jué)得自己是個(gè)小偷，還沒(méi)進(jìn)門，就要接受盤問(wèn)。其實(shí)，她只要稍微換一種口氣，問(wèn)‘你找我是什么事？’我心里就會(huì)好受得多！”
“我想補(bǔ)充一點(diǎn)。”
孟姐接著科長(zhǎng)的話題，不緊不慢地說(shuō)：“還有一些秘書喜歡問(wèn)客人＇你預(yù)約了嗎＇，這種說(shuō)法跟＇你找我有事嗎？＇一樣，容易讓客人反感。作為秘書，客人預(yù)約沒(méi)預(yù)約，你自己心里應(yīng)該有數(shù)，所以，這么問(wèn)客人就是失職；客人沒(méi)有預(yù)約不請(qǐng)自來(lái)，那是他們沒(méi)有禮貌，但你不能用＇你預(yù)約了沒(méi)有？＇這種冷漠的方式回敬他；表面上，你是很客氣地問(wèn)對(duì)方預(yù)約了沒(méi)有，實(shí)際上是告訴客人，我知道你沒(méi)有預(yù)約，你不請(qǐng)自來(lái)，讓我討厭。別人不走斑馬線橫穿馬路，你就有理由開(kāi)車去撞他？客人既然上門了，作為秘書，你就得無(wú)條件地?zé)崆榻哟荒芤驗(yàn)樗麄儧](méi)有預(yù)約而怠慢他們。”
“沒(méi)有預(yù)約，怎么接待？”小石認(rèn)真地問(wèn)。
這應(yīng)該是常識(shí)，但孟姐還是很認(rèn)真地對(duì)小石說(shuō)：
“首先要弄清來(lái)客的姓名、所在的公司或單位，有什么事情。如果客人點(diǎn)名要與某某見(jiàn)面，就應(yīng)當(dāng)立即與當(dāng)事人聯(lián)系。但是，在聯(lián)系好之前，不要給客人肯定的答復(fù)，因?yàn)楫?dāng)事人可能不在，也可能不愿見(jiàn)這位客人。如果是不愿見(jiàn)這位客人，你就要這樣答復(fù)人家：‘實(shí)在對(duì)不起，某某不在家……’。這樣，你就不至于給客人留下一個(gè)缺乏誠(chéng)意、為人冷漠的印象。”
“對(duì)！”科長(zhǎng)說(shuō)，“秘書最可怕的就是冷漠，而最可貴的則是熱情。有熱情才有親和力。如果你們幾個(gè)要問(wèn)自己是否已成為一個(gè)合格的職業(yè)秘書，你們就問(wèn)問(wèn)自己，我身上有沒(méi)有這種親和力。”
“科長(zhǎng)，什么是親和力？”瑪麗有意將科長(zhǎng)的軍。
“親和力就是與人為善，助人為樂(lè)，在保持自己心身愉快的同時(shí)，讓你周圍的人也感到愉快，使他們?cè)敢夂拖矚g與你一起工作。”
科長(zhǎng)似乎也沒(méi)好好琢磨過(guò)“親和力”這個(gè)詞的確切含義。與做理論家相比，秘書更應(yīng)該是個(gè)實(shí)干家。
“親和力也可以說(shuō)是一種氛圍，在自己幫助別人的同時(shí)，自己肯定也會(huì)得到別人工作和情誼上的回報(bào)。”
我覺(jué)得，親和力的準(zhǔn)確含義是什么并不重要，重要的是秘書身上必須有親和力。秘書部門是一個(gè)企業(yè)的神經(jīng)中樞，上傳下達(dá)，左迎右送，都是秘書的工作。幾乎秘書的每項(xiàng)工作，從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，都需要各科室和各部門的協(xié)助配合。秘書有了熱情，就能把繁雜和許多額外的工作當(dāng)作機(jī)遇，就能把那些不管預(yù)約沒(méi)預(yù)約、真正是有急事要找領(lǐng)導(dǎo)的人當(dāng)成朋友；就能真誠(chéng)地寬容別人的一些不禮貌甚至是魯莽的行為，這樣，人家會(huì)自然而然地信賴你，這就是親和力。
確實(shí)，秘書在公司里的位置是有些特別。有些秘書一方面由于工作能力強(qiáng)，又善解人意，很受領(lǐng)導(dǎo)的欣賞，所以，她的地位在無(wú)形之中上升了；另一方面，由于秘書能經(jīng)常優(yōu)先得到公司內(nèi)部機(jī)密，甚至是最高機(jī)密，如公司在開(kāi)常務(wù)會(huì)議時(shí)進(jìn)去送茶，就可能聽(tīng)到某某要調(diào)到什么地方當(dāng)總經(jīng)理的消息，一些部門的人也會(huì)因此而對(duì)你另眼相看，甚至相當(dāng)羨慕，因此，一些秘書在不知不覺(jué)中，也會(huì)產(chǎn)生一種優(yōu)越感。但是，如果一個(gè)秘書在工作中，一天到晚總是帶著這種優(yōu)越感，以睥睨一切的目光看待別人，永遠(yuǎn)擺出一副事不關(guān)己的樣子，讓別人
總覺(jué)得自己是在求她或打擾她，她的工作還能做好嗎？特別是在秘書部門內(nèi)部，如果她臉上總是露出一副戴著假面具一樣的表情，即使再有能力，一樣會(huì)影響團(tuán)結(jié)、破壞大家的情緒。一個(gè)成功的秘書，總是三分做事，七分做人。